Prowadzisz placówkę medyczną? Jako administrator danych pacjentów masz do wypełnienia wiele obowiązków, które odnoszą się m.in. do właściwego przechowywania i niszczenia dokumentacji medycznej. Jak długo musisz przechowywać kartoteki, wyniki badań i zalecenia lekarskie? Jak powinien wyglądać proces ich niszczenia?

Jak długo należy przechowywać dokumentację medyczną?

 Dokumentacja medyczna zawiera szereg istotnych informacji z punktu widzenia zdrowia pacjenta. Nie jest jedynie zapisem przebiegu choroby i procesu jej leczenia, ale również może mieć duże znaczenie w przypadku ponownej hospitalizacji. Na jej podstawie określa się również niezdolność do pracy pacjenta czy też prawo do renty.

Nic więc dziwnego, że została objęta szczególną ochroną prawną, co oznacza m.in. konieczność jej dłuższego przechowywania w porównaniu z innymi rodzajami dokumentów. Jak to wygląda w praktyce? Długość okresu przechowywania dokumentacji medycznej zależy od jej rodzaju. Jakie terminy i kiedy obowiązują?

• 20 lat – to termin, który obowiązuje w przypadku większości dokumentów medycznych, w tym m.in. kartotek i wyników badań pacjentów,
• 10 lat – po upływie tego terminu można zniszczyć zdjęcia rentgenowskie, które znajdują się poza dokumentacją wewnętrzną,
• 5 lat – tyle czasu należy przechowywać zalecenia lekarskie i skierowania na badania,
• 22 lata – to termin, który obowiązuje w przypadku dokumentacji medycznej dziecka poniżej 2. roku życia,
• 30 lat – to okres przechowywania dokumentów medycznych, jeżeli zgon pacjenta nastąpił wskutek zatrucia lub obrażeń ciała.

Pamiętaj, większość terminów przechowywania dokumentacji medycznej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniej zmiany.

Dokumentacja medyczna – jak wygląda proces jej niszczenia?

 Po zakończeniu okresu przechowywania dokumenty medyczne należy niezwłocznie zniszczyć. Ich dalsze magazynowanie nie jest wskazane, gdyż naraża dane osobowe, poufne i tajne na ryzyko wycieku. Ogranicza również możliwości uporządkowania miejsca ich składowania, co może przeszkadzać w codziennej pracy.

Polskie prawo nie daje jasnych wytycznych co do tego, jak dokumentacja medyczna ma być utylizowana. Wiadomo jednak, że proces niszczenia powinien odbywać się w sposób poufny, czyli taki, który uniemożliwia poznanie danych pacjentów i informacji odnoszących się do ich zdrowia ogólnego, przebiegu choroby czy też procesu leczenia. W praktyce do wyboru masz dwie opcje.

1. Samodzielne niszczenie dokumentów medycznych. Wymaga nie tylko zakupu niszczarek o odpowiednim stopniu bezpieczeństwa (klasie tajności), ale również wyznaczenia personelu, który będzie odpowiedzialny za prawidłowe zniszczenie dokumentacji medycznej. Może być praco- i czasochłonne, zwłaszcza w dużych placówkach medycznych, gdzie przechowywanych jest wiele kartotek, skierowań i innych dokumentów.
    
2. Niszczenie dokumentów medycznych przez firmę zewnętrzną. W tym przypadku odpowiedzialność za powodzenie procesu niszczenia dokumentów medycznych przejmuje zewnętrzny usługodawca. Jest on odpowiedzialny nie tylko za prawidłową utylizację nośników danych, ale ich transport do miejsca, w którym się ona odbywa.

Na korzyść tego rozwiązania przemawia przede wszystkim wygoda. Nie musisz ani kupować specjalistycznych niszczarek i ponosić kosztów ich utrzymania, ani oddelegowywać personelu do niszczenia dokumentów. Otrzymujesz również gwarancję należytego wykonania usługi. Nie musisz więc obawiać się o bezpieczeństwo danych.

Dokumenty medyczne zawierają wiele istotnych danych, które nie mogą trafić w niepowołane ręce. Z tego względu ich przechowywanie i niszczenie należy poddać rygorystycznym zasadom przestrzegania bezpieczeństwa informacji. Nie jest to zadanie łatwe. Wciąż bowiem brakuje jednoznacznych przepisów określających, jak powinno się przechowywać i niszczyć dokumentację dotyczącą pacjentów. Na szczęście z pomocą przychodzą specjaliści, którzy świadczą profesjonalne usługi niszczenia dokumentów medycznych.